Dokumenty poufne, zawierające dane wrażliwe, muszą być traktowane z należytą ostrożnością. Tyczy się to nie tylko ich wykorzystania i niszczenia, ale również przechowywania. Właśnie z tego powodu na rynek trafiają specjalne szafki RODO, dzięki którym Twoja firma będzie w stanie spełnić wszelkie wymagania stawiane przez aktualne przepisy. Warto zatem przyjrzeć się im dokładniej i przedstawić obowiązujące normy dotyczące przetrzymywania tego typu dokumentów.
Przechowywanie dokumentów z danymi osobowymi – co na to prawo?
Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO) reguluje zasady postępowania z danymi osobowymi osób fizycznych. Do danych tych zalicza się imię i nazwisko, numer PESEL, e-mail/numer IP oraz wszystkie inne informacje, które zebrane w całość pozwalają zidentyfikować daną osobę. Za zaniedbania w zakresie ich przetwarzania – a zarówno przechowywanie, jak i niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe jest uznawane za przetwarzanie – grożą kary, włącznie z ograniczeniem i pozbawieniem wolności.
Niestety RODO nie daje jasnych wytycznych co do sposobu przechowywania dokumentów z danymi osobowymi. Jednocześnie nie mogą one być pozostawione same sobie. Jako przedsiębiorca jesteś bowiem ustawowo zobowiązany do podjęcia adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych, które będą odpowiadać kategorii (wartości) danych oraz skali ewentualnego zagrożenia.
W praktyce oznacza to, że zarówno pomieszczenie, jak i szafki, w których dokumenty zawierające dane osobowe są przechowywane, należy zabezpieczyć w taki sposób, aby miały do nich dostęp jedynie osoby uprawnione i upoważnione. Ustawodawca nie nakazuje jednak wprost, że musisz wykorzystywać np. szafki pancerne. Mogą to być klasyczne meble zamykane na kluczyki przechowywane w szyfrowanych kasetkach.
Jak przechowywać dokumenty z danymi osobowymi przed zniszczeniem? Szafki zgodne z RODO
Jeżeli Twoja firma wytwarza duże ilości dokumentów zawierających dane osobowe, ich niszczenie na bieżąco może stanowić wyzwanie. Żeby nie narazić się na odpowiedzialność karną, musisz zadbać o ich odpowiednie przechowywanie. Jak je składować przed zniszczeniem?
Odpowiedź stanowią wolnostojące szafki zgodne z RODO. Najczęściej są one udostępniane przez firmy oferujące usługę niszczenia dokumentów w abonamencie. W jej ramach w zależności od ilości produkowanych materiałów przedsiębiorca otrzymuje pojemnik lub pojemniki – szafki RODO – do których wrzuca dokumenty przeznaczone do zniszczenia.
Szafki RODO wyróżniają się specjalną, zamkniętą konstrukcją, która uniemożliwia ponowne wyjęcie znajdujących się wewnątrz dokumentów. Pozwala to wyeliminować ryzyko, że dane osobowe, poufne i tajne dostaną się w niepowołane ręce. Pojemniki są wyposażone w praktyczny otwór wrzutowy, przez który dokumenty trafiają do środka. Mają też kółka, które zapewniają mobilność i ułatwiają przemieszczanie po firmie w razie potrzeby.
Jeżeli mebel ma stanąć w wymagającym środowisku, postaw na atestowaną szafkę RODO, która została wykonana z płyty niepalnej. Skutecznie ochroni ona dokumenty przed zagrożeniem pożarowym.
W usłudze abonamentowego niszczenia dokumentów szafki zgodne z RODO są odbierane od klienta zgodnie z ustalonym harmonogramem, który odpowiada zapotrzebowaniu firmy. Niemniej odbywa się to nie rzadziej niż raz w miesiącu. Taka częstotliwość zapobiega nagromadzeniu się dużych ilości danych w jednym miejscu. Jeżeli w danym okresie szafka RODO zapełni się szybciej, wystarczy, że zgłosisz ten fakt firmie odpowiedzialnej za niszczenie dokumentów, a ta niezwłocznie odbierze pojemnik i podstawi nowy.
Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe może wydawać się trudne, zwłaszcza biorąc pod uwagę wszelkie zasady, jakie nakładają obowiązujące przepisy. Z tego właśnie powodu warto korzystać z pomocy fachowców, a także używać odpowiednio dostosowanych konstrukcji, takich jak szafki RODO. Dzięki temu zyskasz pewność, że wszystko zostanie przeprowadzone we właściwy sposób.
źródło: ESSI niszczenie dokumentów