Mobilne niszczenie dokumentów — co to jest

Rozporządzenie RODO nakłada na każdą organizację gromadząca i przetwarzającą dane osobowe klientów czy kontrahentów, obowiązek ochrony danych osobowych. Bezpieczeństwo danych dotyczy także procesu niszczenia dokumentacji zawierającej dane wrażliwe. Poszukując rozwiązań w tym zakresie możemy spotkać się z ofertami mobilnego niszczenia dokumentów. Czym jest mobilne niszczenie dokumentów?

Niszczenie dokumentów a RODO

Wejście w życie rozporządzenia RODO nałożyło na firmy ściśle określone obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych. Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych klientów czy kontrahentów wymaga zachowania odpowiednich norm bezpieczeństwa. Ochrona danych dotyczy nie tylko odpowiedniego przechowywania dokumentacji, tak by dane wrażliwe nie dostały się w ręce osób niepowołanych do ich przetwarzania, ale także procesu jej niszczenia. Konieczne jest zniszczenie dokumentacji w sposób, który uniemożliwi jej odzyskanie, a tym samym zapobiega wyciekowi danych. 

Najczęściej stosowaną metodą niszczenia dokumentacji w firmie jest powszechnie stosowana niszczarka biurowa. Dzięki szerokiej ofercie urządzeń z łatwością można wybrać niszczarkę dopasowaną do swoich potrzeb. Jednak mimo tego, że urządzenia te są przeznaczone stricte do niszczenia dokumentów, mogą generować pewne ryzyko wycieku danych. 

Niszczarki mogą dobrze sprawdzić się w małym, domowym biurze, gdzie ilość dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia jest stosunkowo mała. W przypadku większych firm niszczarki mogą okazać się niewystarczającym rozwiązaniem. Urządzenia te niestety nie zawsze są w stanie w określonym czasie zniszczyć niezbędną ilość dokumentacji. Sprawia to, że jest ona po prostu gromadzona, a co za tym idzie, nie zawsze w odpowiedni sposób przechowywania. Problem ten może dotyczyć przede wszystkim małych firm, gdzie przestrzeń do gromadzenia wszelkiego typu akt osobowych może być znacznie ograniczona. Z kolei w przypadku dużych firm, ilość przetwarzanej dokumentacji może uniemożliwiać regularne niszczenie jej w niszczarkach. 

Mobilne niszczenie dokumentów — co to jest?

Obecnie na rynku działa wiele firm, które wychodząc naprzeciw potrzebom firm w zakresie poprawnej ochrony danych, oferują profesjonalne usługi niszczenia dokumentów. Usługi te oferowane są także w systemie mobilnym. Czym jest mobilne niszczenie dokumentów? W ramach takiej usługi firmy oferują przyjazd do klienta, odbiór dokumentacji oraz nośników danych przeznaczonych do zniszczenia, a następnie przewóz do firmowego oddziału, tzw. niszczarni. Co ważne, każdy z etapów tego procesu przeprowadzany jest z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa, które uwzględniają przepisy prawa wynikające z rozporządzenia RODO.

Usługa mobilnego niszczenia dokumentów może zostać w pełni dopasowana do potrzeb i oczekiwań klienta. Jeśli zaistnieje obawa o pełne bezpieczeństwo niszczenia dokumentów, proces ten może zostać zrealizowany w obecności zlecającego.  Co istotne, większość firm oferuje wykonanie i przekazanie nagrania z procesu niszczenia dokumentacji, co dodatkowo stanowi potwierdzenie zniszczenia wszelkich danych. W przypadku systematycznego wytwarzania dużej ilości dokumentów,  które podlegają niszczeniu, firmy oferują ich cykliczny odbiór zgodnie z ustalonym harmonogramem. Odbiór takiej dokumentacji przeprowadzany jest pod nadzorem klienta. Otrzymuje on również podczas każdego odbioru stosowny protokół, potwierdzający profesjonalne wykonanie usługi.

Dodatkowo firmy w ramach swoich usług, zapewniają klientowi specjalne pojemniki służące do przechowywania dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Zastosowane odpowiednie zabezpieczenia pojemników chronią dokumenty przed osobami nieupoważnionymi do przetwarzania danych. Przy odbiorze dokumentacji pojemnik, w którym zgromadzono akta, zostaje wymieniony na nowy. W przypadku, gdy nie korzystamy z wynajmu pojemników, dokumentacja nie wymaga specjalnego przygotowania. Co ważne nie wymaga rozszycia, usunięcia foliowych koszulek czy też wypięcia z segregatorów. Wszelkie tego typu czynności wykonywane są już w ramach świadczonych usług. Co więcej, dokumentacja jest przed zniszczeniem dokładnie segregowana, tak by zachować nie tylko najwyższe standardy usług, ale także troskę o środowisko naturalne.